Dokumente sind die wichtigsten Kommunikationsmittel in einer Firma, von Privatpersonen oder in Geschäftsbeziehungen. Während telefonisch oder per Handschlag abgesprochene Sachverhalte immer auf Vertrauen basieren, sind Dokumente mit Signatur und rechtlicher Gültigkeit das wichtigste Werkzeug, um Sachverhalte abzusprechen. Das Dokumentenmanagement effizient gestalten ist eine wichtige Voraussetzung, um die Kommunikation zu jedem Zeitpunkt zu garantieren. Einfach gesagt: Verliert man einen Vertrag, ist dieser nicht mehr nachweisbar und kann faktisch sogar seine Gültigkeit verlieren.
Auch im kleineren Rahmen ist die dokumentenbasierte Kommunikation der Grundstein für einen angenehmen Workflow und die reibungslose Arbeit des Teams. Wie kann man als Unternehmer ein effizientes Dokumentenmanagement sicherstellen?
Dokumentenmanagement über Omnia
Eine Möglichkeit zur effizienten Verwaltung wichtiger Dokumente ist das Office 365 und SharePoint Dokumentenmanagement von Omnia. Omnia bietet an Firmen orientierte Kommunikations- und Management-Lösungen auf Basis von Office 365 und SharePoint an. In dem Webinar sharepoint dokumentenmanagement erläutert Jörg Stappert, der Partner Success Manager Omnias, wie man eine effiziente Strategie zur Verwaltung aller wichtigen Firmendokumente erarbeitet. Das geschieht auf Grundlage von Office 365 oder SharePoint in Verbindung mit dem System Omnia.
Omnia ist ein Kommunikations- und Verwaltungssystem für firmeninterne Angelegenheiten, das den Workflow und die Effizienz des Unternehmens maßgeblich steigern soll. Im Vordergrund stehen die User Experience, Kommunikation, Zusammenarbeit, Wissensmanagement, Arbeitsplatzintegration und Verwaltung. Mit entsprechenden Tools werden all diese Bereiche abgedeckt und zu einem wirksamen Intranet vereint, in dem sich das Team problemlos und Daten geschützt kommunizieren kann. Das Intranet funktioniert dabei wie ein soziales Medium, über das sich die Mitarbeiter informieren und unterhalten können. Diese Allround-Lösung ist der perfekte Einstieg in den digitalen Workspace und ein effizientes Dokumentenmanagement.
Einen digitalen Arbeitsplatz ermöglichen
Als Unternehmenschef muss erst einmal sichergestellt werden, dass die Mitarbeiter einen zu einhundert Prozent digitalen Zugang zu ihren Aufgaben und Teamkollegen bekommen. Einen digitalen Arbeitsplatz einzurichten, bedeutet eine große Effizienzsteigerung, denn so hat nicht mehr jeder Mitarbeiter etliche Dokumente schriftlich vor sich zu liegen, die er postalisch oder per Fax transportieren muss, sondern er kann sich komplett digital mit all seinen Kollegen austauschen.
Dabei geht es natürlich nicht mehr nur darum, dass man sich den Gang in die nächstgelegene Abteilung spart, sondern auch, dass man mit Kollegen im Department in Asien genauso gut bei einer Tasse Kaffee kommunizieren kann wie mit dem Mitarbeiter aus dem benachbarten Büro. So kann man beispielsweise binnen Sekunden einen Vertrag digital erstellen, unterzeichnen, von den Kollegen in fernen Ländern signieren lassen und dann in den digitalen Workspace einfügen, etwa dem Intranet von Omnia. Hier ist es möglich, dass die Daten direkt vom Chef eingesehen werden, sodass Arbeitsschritte wie das Ausdrucken, handschriftliche Signatur und mehr der Vergangenheit angehören.
Digitalisierung optimieren
Auch, wenn man die Digitalisierung schon etabliert und seine Mitarbeiter auf sie eingeschworen hat, muss man sie trotzdem weiter trainieren. Es gibt auch im Digitalen noch große Hürden zu bewältigen, so etwa die babylonische Formatverirrung, wenn etwa ein Mitarbeiter per Mac Dokumente erstellt und diese vom Mitarbeiter mit dem Linux-System nur zerschossen dargestellt werden. Besitzt man als Firma erst einmal eine Grundlage wie die Omnia-Umgebung oder andere, sind Trainings und Webinare am Wochenende Pflicht, um die Mitarbeiter schnellstmöglich an diese neue Arbeitsweise zu gewöhnen.
